برای مطالعه خود، هوشـــــمندانه برنامه ریزی کنید .

مدیریت زمان

تعداد بازدید 5267 دفعه

تو هم می توانی اگر ثانیه ها را کنترل کنی

مدیریت زمان
تو هم می توانی اگر ثانیه ها را کنترل کنی

با بررسی رفتار افراد موفق متوجه می­شویم که همیشه پای زمان در میان است. در اکثر مواقع داوطلبان موفق پیش از آنکه برنامه ریزی کنند، در پی آن هستند که دریابند زمان را واقعاً صرف چه کارهایی می‌کنند. آن‌ها با پی‌بردن به نحوه گذراندن زمان خود، سعی می‌کنند زمان شان را مدیریت کنند و فعالیت‌های وقت‌گیر را حذف کنند. این یعنی تنها برنامه ریزی کافی نیست. برای اینکه یک فرد درک درستی از وضعیت استفاده از زمان و راه‌های ممکن برای استفاده بهتر از آن داشته باشند، لازم است که علاوه بر برنامه‌ریزی به فعالیت‌های دیگری نیز توجه داشته باشند.

یکی از ویژگی‌های منحصر به فرد زمان این است که زمان به میزان یکسان بین همه داوطلبان توزیع شده است و کسی نمی‌تواند آن را بخرد یا از کسی قرض بگیرد. اما این یک طرف قضیه است و باید بدانیم که همه رقبا از این عامل همچون ما بهره‌مند هستند و این یعنی اگر از زمانی که در اختیار داریم درست استفاده نکنیم، از سایرین عقب می‌افتیم. پس دارا بودن زمان مطالعه به خودی خود امتیازی محسوب نمی شود و آن چه اهمیت دارد طرز استفاده ماست. دستیابی به خودآگاهی در مورد استفاده از زمان،مهمترین کار در کنترل ثانیه هاست. نکته‌ی مهم این است که اگر ندانیم واقعا زمان ما کجا می‌رود، یا چه مقدار از آن هدر می‌رود یا چه چیزهایی وقت ما را هدر می‌دهد، به احتمال قوی نمی‌توانیم مسائل و مشکلات زمانی خود را کشف و آنرا حل کنیم.

مدیریت زمان

حال چگونه به خودآگاهی درمورد زمان برسیم؟

گام ۱: کارهای روزانه خود را ثبت کنید

بدون تفکر در مورد کارهایی که انجام می‌دهیم و ثبت فعالیت‌های روزانه، معمولا نمی‌دانیم زمان ما صرف چه کارهایی می‌شود. حدس‌ها و تخمین‌هایی که در مورد نحوه‌ی استفاده از زمان خود می‌زنیم در اغلب موارد غیرواقعی اند. این که چطور کارهای روزانه‌ی خود را ثبت کنیم اهمیت زیادی ندارد، بلکه مهم اینست که کارهای روزانه خود را موقع انجام دادن آن‌ها، نه بعداً بر اساس چیزی که یادمان است، ثبت کنیم. اگر برای بررسی نحوه‌ی استفاده از زمان به حافظه‌ی خود متکی باشیم، هیچ وقت نمی‌توانیم دقیقا بفهمیم چه مقدار زمان را کجا و صرف چه کارهایی می‌کنیم.

از نظر بیشتر داوطلبان نوشتن گزارش زمانی از کارهای انجام گرفته کار سختی است. اغلب می‌گویند: «لازم نیست بنویسم، خودم می‌دانم وقت را صرف چه کارهایی می‌کنم، به جای نوشتن این چیزها اگر وقت داشتم درس می خواندم. می‌دانید خود تهیه‌ی گزارش زمانی چقدر وقت می‌برد؟»

برای اینکه کار ثبت کردن کارهای روزانه برایتان آسانتر باشد، به موارد زیر دقت کنید:

  •  یادداشت کردن کارهای روزانه به ما کمک می‌کند کارهایی را که نتیجه‌ی خاصی ندارد و نباید انجام شوند را بشناسیم و آن‌ها را تا حد امکان حذف کنیم. مثلا فرض کنید بعد از ثبت کارهای روزانه، متوجه شدیم که روزانه به طور میانگین 2 ساعت را صرف گفتگوی بدون هدف با دوستان و همکلاسی های خود کرده‌ایم. این یعنی ۱۰ تا ۱۲ ساعت اتلاف وقت در هفته!!! با مدیریت این زمان‌ می‌توانیم بیش از ۳۰ ساعت در ماه به ساعات مطالعه مفید خود اضافه کنیم.
  • ما را با واقعیت مواجه می‌کند. برخی افراد گمان می‌کنند که بازده مطالعه بسیار بالایی دارند و همواره هم به بازده خود نزد دیگران افتخار می‌کنند. اما حقیقت چیست؟ با ثبت مستمر کارهای روزانه به مدت حداقل یک ماه، حقیقت معلوم می‌شود.

پس از این که از وضع فعلی خود آگاه شدیم، برای تغییر آماده هستیم زیرا کاملاً به لزوم تغییر پی برده‌ایم. هیچ چیز به اندازه‌ی بررسی و تحلیل وضع کنونی و آگاهی از نتایج آن نمی‌تواند احساس نیاز به تغییر را در ما ایجاد کند. این احساس یکی از عواملی است که باعث می‌شود برای بهبود وضعیت کنونی خود تلاش بیشتری کنیم. بنابراین، لازم است خود را بشناسیم، زمان را بشناسیم و برای شناخت عوامل مؤثر بر زمان تلاش کنیم. پس از تهیه گزارش زمانی از ساعات مطالعه روزانه مان، گام بعدی بررسی و تحلیل دقیق گزارش تهیه شده است.  به طور طبیعی تعداد کمی از افراد به خود زحمت می‌دهند که دلایل مشکلات مدیریت زمان را تحلیل کنند. در عوض، اکثرا داوطلبان خیلی زود قضاوت می‌کنند و راه حل ساده و سریعی را برای حل مشکل خود بر می‌گزینند و البته پس از مدتی تعجب می‌کنند که چرا این راه حل مناسب نبود و در نهایت هم ظرف چند هفته دوباره به صورت روز اول در می‌آیند. اما نکته مهم این است که در بررسی یادداشت های تهیه شده باید با خودمان صادق باشیم.

 گام 2: عادت‌های رفتاری خود را بشناسید

 نحوه‌ی استفاده‌ی کنونی ما از زمان به عادت تبدیل شده است. متأسفانه هر کس هر طور عادت کرده باشد از زمان خود استفاده می‌کند و در این میان کسی به مدیریت زمان توجهی نمی‌کند. توجه به عادت‌های ما یکی از کلیدهای اصلاح استفاده از زمان است، زیرا ممکن است یک بی‌انضباطی، تنها یک عادت غلط شخصی باشد. برای مثال شما عادت کرده‌اید بعد از صرف شام تا یکی دو ساعت کارهای مهم را انجام ندهید. این عادت غلط منجر به اخلالی بزرگ در برنامه‌ی مطالعه روزانه‌ می‌شود. شناخت عادت‌ها به بالا بردن این خودآگاهی کمک می‌کند. در گزارش کارهای روزانه، عادت‌های خوب و عادت‌های بد ما دیده می‌شود، بنابراین در سعی کنید با توجه به این یادداشتها، عادت‌های غلط خود را شناسایی کنید. پس از این مرحله، برای پیشرفت در مدیریت زمان، باید به عادت‌های خود نگاه کنید و آن‌ها را تغییر دهید. تغییر تنها راه رهایی از عادات مخرب است، پس از همین الآن شروع کنید و روی این ضرب المثل قدیمی که «ترک عادت موجب مرض است» خط قرمز بکشید!

گام 3: تخمین واقعی بزنید

گاهی افراد سعی می‌کنند کارهای زیادی را در برنامه خود قرار دهند، اما در نهایت مشاهده می‌کنند که بخش کمی از این کارها را به پایان رسانده‌اند؛ یکی از علت‌های اصلی این اتفاق، تخمین‌های غیرواقعی آنان از میزان زمان لازم برای هر کار است. گزارشی که از کارهای خود ثبت کرده‌اید جلوی خود بگذارید. به سراغ روزهایی بروید که کارهای ناتمام زیادی داشته‌اید. یک بار دیگر زمانی که قبل از انجام هر کار، تخمین زده بودید را به یاد بیاورید. این زمان‌ها را با آنچه در واقعیت اتفاق افتاده مقایسه کنید. سعی کنید این کار را در مورد همه فعالیت‌های خود انجام دهید. پس از مدتی متوجه می‌شوید که شاید نگرش شما نسبت به گذر زمان صحیح نیست. سعی کنید نگرش خود را با آنچه در واقعیت رخ می‌دهد تطبیق دهید و ایده آل فکر نکنید.

یادتان باشد معمولا کارها بیشتر از حد انتظار طول می‌کشند و همیشه مسائلی وجود دارد که رشته‌ی افکار ما را به هم می‌ریزند. رسیدن به درک واقعی از زمان مورد نیاز هر کار، خود نیازمند تلاش و دقت روزانه بر روی کارهای جاری‌مان است. در زندگی روزانه ما موارد زیادی وجود دارد که فکر می‌کرده‌ایم کارهای جزئی‌ای می‌باشند و وقت کمی نیاز دارند ولی در عمل انجام همان کار جزئی، باعث شده که از کارهای مهم‌تر مثل مطالعه جا بمانیم.

 گام 4: اتلاف کننده‌ها را کشف کنید

یکی از مهم‌ترین گام‌های رسیدن به موفقیت در مدیریت زمان، شناخت اتلاف کننده‌ها است. اتلاف کننده‌ها، عواملی هستند که به طور مستقیم برنامه‌ی روزانه‌ی ما را خراب می‌کنند که در اکثر مواقع پنهان و ناشناخته اند. مانند زمانی که صرف مکالمه های تلفنی و یا چک کردن ایمیل می شود. شاید در نگاه اول این اتلاف کننده ها کوچک و کم اهمیت بنظر رسند اما انرژی که صرف همین کارهای کم اهمیت می شود بیش از آنچه فکر می کنید است، بخصوص اگر ذهنتان را درگیر افکار منفی نیز کند. بنابراین اگر قصد دارید ثانیه هایتان را به صورت اثربخش مدیریت کنید باید مهم‌ترین اتلاف کننده‌های وقت خود را تعیین کنید و سپس روی آن‌ها کار کنید زیرا مشکلی که شناخته نشده باشد قابل حل کردن هم نخواهد بود.

پس اگر دیر شروع کرده اید و یا زمان مطالعه ات اندک است با کنترل ثانیه ها می توانی موفق شوی.

نظرات این مطلب

افزودن نظر جدید

شما هم نظرتان را در مورد این مطلب بگویید.

تصویر فرد